Effektive Terminplanung im Hundesalon

Die Rasse ist ein grober Anhaltspunkt, mehr nicht. Ausschlaggebend sind Fellart, Felllänge, Zustand des Fells und das Verhalten des Hundes. Ein Golden Retriever mit gepflegtem Fell ist in kürzerer Zeit fertig als ein Zwergpudel, der acht Monate nicht geschoren wurde.

Als Ausgangspunkt für die eigene Messung haben sich diese Spannen bewährt:

Drei Faktoren verschieben diese Werte nach oben, und zwar erheblich. Verfilzungen können eine Behandlung verdoppeln. Ein ängstlicher oder ungeduldiger Hund braucht Pausen. Und ein Erstkunde bringt Beratungszeit mit, die bei Stammkunden entfällt.

Zwischen zwei Hunden liegt Arbeit, die in keiner Behandlungsdauer steckt: Kabine reinigen, Haare entfernen, Werkzeug wechseln und desinfizieren, den fertigen Hund übergeben, den nächsten annehmen. Realistisch sind dafür 10 bis 15 Minuten.

Wer diesen Block weglässt, baut eine Verspätung ein, die sich über den Tag aufsummiert. Bei sechs Hunden und je zwölf Minuten nicht eingeplanter Rüstzeit sind das über eine Stunde – der Grund, warum der letzte Termin des Tages so oft im Stress endet.

Zwei weitere Puffer haben sich bewährt:

• Ein freier Slot am späten Vormittag. Er fängt Verzögerungen auf und ist gleichzeitig der Platz, an dem du kurzfristige Anfragen unterbringst.
• Zwanzig Minuten Aufschlag bei jedem Erstkunden, zusätzlich zur regulären Dauer.

Wie viele Hunde passen an einen Tag? Die Antwort ergibt sich aus einer schlichten Rechnung. Ein Beispiel für einen Ein-Personen-Salon:

Die Rechnung ist deshalb nützlich, weil sie zwei verbreitete Irrtümer auflöst. Erstens: Bürozeit ist Arbeitszeit und muss aus der Behandlungszeit herausgerechnet werden. Zweitens: Wer die rechnerische Kapazität voll ausbucht, hat keinen Spielraum für den Hund, der länger dauert – und das ist an den meisten Tagen mindestens einer.

Aus derselben Rechnung folgt auch die Preisuntergrenze. Wenn du deine Fixkosten und deinen gewünschten Stundensatz kennst, ergibt sich der Mindestpreis je Behandlung aus der tatsächlichen Dauer – nicht aus dem, was der Salon zwei Straßen weiter verlangt.

Jeder ausgefallene Termin, der nicht nachbesetzt wird, kostet den vollen Umsatz dieses Zeitfensters. Vier Maßnahmen wirken erfahrungsgemäß am stärksten:

1. Erinnerung 24 bis 48 Stunden vorher. Der größte Teil der No-Shows ist schlicht Vergesslichkeit, kein Desinteresse.
2. Eine Warteliste, die tatsächlich geführt wird. Ein frei werdender Slot lässt sich nur nachbesetzen, wenn du in zwei Minuten weißt, wen du anrufst.
3. Eine klare Ausfallregelung – etwa: Absagen bis 24 Stunden vorher kostenfrei, danach anteilig. Entscheidend ist, dass sie vor dem ersten Termin vereinbart wurde.
4. Der Folgetermin direkt bei der Übergabe. Wer den nächsten Termin schon im Kalender hat, sagt seltener ab als jemand, der neu anrufen muss.

Zur Ausfallgebühr ein Hinweis, der oft untergeht: Sie muss vorher wirksam vereinbart worden sein, und sie darf nur ersetzen, was dir tatsächlich entgangen ist – ersparte Aufwendungen sind abzuziehen. Eine Regelung, die im Salon aushängt, aber nie zum Vertragsbestandteil gemacht wurde, trägt im Streitfall nicht.

Und der unbequemste Teil: Eine Regelung, die du nie anwendest, hat dieselbe Wirkung wie keine Regelung. Wer bei wiederholten No-Shows nichts unternimmt, erzieht seine Kundschaft zum Absagen.

Die Pflegeintervalle sind je nach Fell recht stabil: Lockenfell etwa alle sechs bis acht Wochen, langhaarige Kleinhunde alle vier bis sechs Wochen, Rauhaartrimmen etwa alle acht bis zwölf Wochen. Das macht Stammkunden planbar – vorausgesetzt, die Termine werden nicht einzeln gebucht.

Zwei Vorteile ergeben sich daraus. Der Kalender füllt sich mit vorhersehbarem Umsatz, statt jede Woche neu erarbeitet zu werden. Und die Auslastungslücken werden früh sichtbar, weil die belegten Zeiten schon eingetragen sind.

Praktisch heißt das: Vereinbare beim laufenden Termin gleich den nächsten, und lege bei regelmäßigen Kunden die ganze Serie an, statt Termin für Termin nachzutragen.

Die Nachfrage verläuft nicht gleichmäßig. Im Frühjahr, wenn der Fellwechsel einsetzt, und in den Wochen vor Weihnachten steigt sie deutlich; im Hochsommer und im Januar fällt sie ab.

• Termine in den Spitzenzeiten früh vergeben – Stammkunden zuerst.
• In den ruhigen Wochen Zusatzleistungen anbieten oder Kunden reaktivieren, die länger nicht da waren.
• Urlaub in die schwache Phase legen, nicht in die starke.
• Die Auswertung des Vorjahres nutzen, statt aus dem Gefühl heraus zu planen.

1. Tatsächliche Behandlungsdauer je Hund erfassen und in der Kartei hinterlegen.
2. Rüstzeit von 10 bis 15 Minuten fest zwischen den Terminen einplanen.
3. Einen Pufferslot pro Tag frei lassen.
4. Erstkunden mit Zuschlag ansetzen.
5. Erinnerung 24 bis 48 Stunden vor dem Termin verschicken.
6. Warteliste pflegen und bei Absagen sofort nutzen.
7. Folgetermin direkt bei der Übergabe vereinbaren.
8. Stammkunden als Serie anlegen statt einzeln.
9. Einmal im Quartal die Auslastung gegen die Rechnung prüfen.